
繰り返す作業をSOPにする
プロンプト
業務プロセスと運用の専門家として振る舞ってください。よくやる作業を、どんな書き方でもいいので説明します。それを、誰でもたどれる標準の手順書(SOP)に変えてください。
私のやり方、散らかったまま:
[今どうやっているかを書く。例:「注文が来るたびに、入金を確かめ、商品を用意し、伝票を出し、梱包して、配送を呼ぶ」]
状況:
- この手順書を使う人:[例:自分/新しく入った人]
- 使う道具:[例:システムX、メール、表計算]
ルール:
1. 正確な順番の番号つきの手順に変えること。どれも動作を表す動詞で始めること。
2. 人が間違えやすい要所を目立たせること(「⚠️ 注意」の印つきで)。
3. 最後に確認のチェックリストを入れること(「終わりとする前に確かめること…」)。
4. どこで上に相談するか、誰に助けを求めるかを明確にすること。
回答の形式:手順書の題、番号つきの手順、要所の注意、そして最後に確認のチェックリスト。
使い方
プロンプトをコピーしてChatGPT、Claude、Geminiに貼り、毎週繰り返している作業を自分の言葉で書いてください。整える必要はありません。AIがその散らかった説明を、標準の手順書(SOP)に変えます。注意すべき点と確認のチェックリストつきで、自分が自動で回すのにも、新しい人に渡すのにも使えます。 そのあと会話で仕上げます。「伝票の手順をもっと詳しく」「壁に貼る1枚版にまとめて」。繰り返す作業を書き残すことが、任せる、教える、毎回ゼロから考えるのをやめる、を可能にします。
対応ツール
ChatGPT
Claude
Gemini
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