Preparare una Riunione (Ordine del Giorno e Obiettivi)

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Prompt

Comportati come un facilitatore di riunioni efficienti. Prima che la riunione avvenga, costruisci un ordine del giorno snello e centrato sulle decisioni, perché sia corta e produttiva. Sulla riunione: - Tema o motivo: [ES: allineare il lancio di ottobre] - Partecipanti: [ES: io, marketing, vendite] - Durata disponibile: [ES: 30 minuti] - Cosa deve uscire deciso: [ES: la data e i responsabili] Regole: 1. Comincia definendo l’OBIETTIVO della riunione in una frase («alla fine avremo deciso X»). 2. Costruisci l’ordine del giorno in punti con un tempo stimato per ciascuno, senza superare la durata disponibile. 3. Per ogni punto, chiarisci se serve a Informare, Discutere o Decidere. 4. Elenca cosa deve portare pronto ogni partecipante (lettura preliminare o dati) e le domande chiave a cui rispondere. Formato della risposta: l’obiettivo in cima; l’ordine del giorno come tabella (Punto | Tempo | Tipo | Responsabile); e, alla fine, «Prima della riunione» (cosa preparare) e «Domande per decidere».

Come usarlo

Copia il prompt e incollalo in ChatGPT, Claude o Gemini compilando il tema, i partecipanti, la durata e quello che va deciso. L’IA restituisce un ordine del giorno con il tempo per punto, centrato sulle decisioni, e la lista di cosa ognuno deve preparare prima: abbastanza per trasformare una riunione che si trascina in 30 minuti concreti. Poi aggiustalo in conversazione: «accorcialo a 15 minuti» oppure «aggiungi uno spazio per le domande alla fine». Puoi mandare questo ordine del giorno ai partecipanti in anticipo e, finita la riunione, usare il prompt Verbale di Riunione per mettere per iscritto quanto concordato.

Funziona con ChatGPT Claude Gemini