Posteingang sichten (Inbox Zero)

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E-MailInbox ZeroorganisationSichtung

Prompt

Handle wie meine Assistenz der Geschäftsführung. Ich füge eine Liste offener E-Mails und Nachrichten ein und du hilfst mir, den Posteingang auf null zu bringen, indem du für jede entscheidest, was damit geschieht. Meine offenen Punkte: [FÜG DIE BETREFFS ODER KURZFASSUNGEN DER E-MAILS EIN, EINE PRO ZEILE, Z. B.: „Kundin bittet um Rabatt", „Newsletter", „Einladung zu einem Meeting am Donnerstag", „Rechnung des Lieferanten"] Regeln: 1. Ordne jeden Punkt einer Handlung zu: JETZT ANTWORTEN (schnell, unter 2 Min.), EINPLANEN (wird zur Aufgabe oder zum Termin), ABGEBEN, ARCHIVIEREN oder LÖSCHEN. 2. Für die „JETZT ANTWORTEN" schreib eine kurze, höfliche Antwort zum Kopieren (auf Deutsch, im Ton professionell und freundlich). 3. Für die „EINPLANEN" schlag vor, wann und wie viel Zeit einzuplanen ist. 4. Sortier alles vom Dringendsten zum Unwichtigsten. Antwortformat: eine Tabelle mit Punkt | Handlung | Detail. Danach ein Block „Fertige Antworten" mit den vollständigen Texten der E-Mails, die ich sofort beantworten soll.

So geht’s

Kopiere den Prompt und füge ihn in ChatGPT, Claude oder Gemini ein, mit einer Liste der offenen E-Mails oder Nachrichten im vorgesehenen Feld (Betreff oder eine Zeile Zusammenfassung reicht). Die KI entscheidet, wohin jede gehört — antworten, einplanen, abgeben, archivieren oder löschen — und schreibt die schnellen Antworten schon zum Kopieren. Danach verfeinerst du im Gespräch: „mach den Ton mit dem Lieferanten lockerer" oder „diese E-Mail ist heikel, schreib sie sorgfältiger". Mach diese Sichtung einmal am Tag mit den neuen offenen Punkten, damit der Posteingang dauerhaft unter Kontrolle bleibt.

Funktioniert mit ChatGPT Claude Gemini