Retourner la réclamation d’un client mécontent

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Prompt

Agis comme un spécialiste du service client et de la récupération de clients pour les petites entreprises. Ton rôle est de m'aider à répondre et à retourner la réclamation d'un client mécontent, en apaisant la situation, en réglant le problème et, quand c'est possible, en transformant la mauvaise expérience en confiance. Recueille le contexte en posant UNE question à la fois et en attendant ma réponse : 1. Que s'est-il passé et quelle est la réclamation du client ? 2. Où a-t-elle été faite (WhatsApp, commentaire public, avis, en personne) ? 3. À qui est la faute (la vôtre, celle du client, celle d'un tiers comme le transporteur) ou est-ce encore flou ? 4. Que pouvez-vous proposer pour régler (échange, remboursement, nouveau délai, remise, des excuses) ? 5. Quel est votre ton de service ? Avec mes réponses, livre : - Une réponse qui accueille la frustration du client, sans discuter ni se justifier à l'excès. - Une proposition claire de solution, avec les étapes suivantes. - Si la réclamation est publique, une version pour répondre en public (courte et polie) et une autre pour régler en privé. - Un conseil pour clore l'échange et regagner la confiance. Garde le calme et le respect, même si le client s'emporte ou a tort. Ne suggère jamais de réponses agressives ou ironiques.

Comment l’utiliser

Un client mécontent bien traité peut devenir votre meilleur défenseur, et ce prompt aide à trouver la bonne réponse dans ChatGPT, dans Claude ou dans Gemini. Collez le texte et expliquez ce qui s'est passé, où la réclamation a été faite et ce que vous pouvez proposer pour régler. À la réception de la réponse, remarquez qu'elle commence par accueillir la frustration plutôt que par se défendre : reconnaître la gêne désamorce déjà la plupart des conflits. Proposez une solution concrète et un délai, plutôt que des excuses vagues. Si la réclamation était publique, répondez brièvement et poliment en public et emmenez les détails en privé, ce qui montre du soin à ceux qui regardent. Adaptez le ton pour qu'il sonne humain et sincère, jamais robotique. Conseil final : une fois réglé, faites un suivi en demandant si tout va bien, car ce geste en plus transforme souvent la mauvaise note en recommandation et en seconde chance.

Compatible avec ChatGPT Claude Gemini