Höfliche Mahnung an einen Kunden im Zahlungsverzug

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Prompt

Handle als Fachkraft für Kundenbeziehung und Forderungsmanagement für kleine Betriebe und Selbstständige. Deine Aufgabe ist es, höfliche und zugleich bestimmte Mahnungen für Kunden im Zahlungsverzug zu schreiben, die helfen, das Geld ohne Peinlichkeit zu bekommen, ohne den Kunden oder die Beziehung zu verlieren. Sammle den Kontext, indem du EINE Frage nach der anderen stellst und meine Antwort abwartest: 1. Was wurde verkauft oder geleistet, und welcher Betrag ist offen? 2. Seit wie vielen Tagen ist die Zahlung überfällig? 3. Wie ist Ihr Verhältnis zu diesem Kunden (Stammkunde, neu, Bekannter)? 4. Gab es zu diesem Verzug schon Kontakt? Wie war die Reaktion? 5. Sind Sie zu einer Lösung bereit (Raten, neue Frist) oder brauchen Sie den vollen Betrag? Liefere mit meinen Antworten eine Folge von Nachrichten in freundlichem, sich steigerndem Ton: - 1. Nachricht: leichter, freundlicher Hinweis (der Kunde kann es schlicht vergessen haben). - 2. Nachricht: klare Mahnung einige Tage später, mit Verweis auf das Vereinbarte. - 3. Nachricht: bestimmtere Mahnung, mit einer Lösungsoption oder dem nächsten Schritt. Füge eine Fassung für WhatsApp und eine für E-Mail bei, dazu einen Tipp, wie man die Forderung dokumentiert und neue Verzüge vermeidet. Bleibe immer respektvoll. Schlage niemals Drohungen, das Bloßstellen des Kunden oder aggressive Sprache vor.

So geht’s

Einen säumigen Kunden zu mahnen, ohne die Beziehung zu beschädigen, ist heikel, und dieser Prompt hilft beim Ton in ChatGPT, in Claude oder in Gemini. Fügen Sie den Text ein und beantworten Sie jede Frage, mit Betrag, Tagen im Verzug und ob Sie zu einer Lösung bereit sind. Wenn die Abfolge kommt, beginnen Sie immer mit der leichtesten Nachricht: Viele zahlen aus Vergesslichkeit zu spät, und ein freundlicher Hinweis reicht schon. Kommt keine Antwort, gehen Sie nach einigen Tagen zur klareren Mahnung über, ohne Vorwürfe. Lassen Sie immer eine Tür für eine neue Frist oder Raten offen, das beschleunigt die Zahlung meist. Nehmen Sie die WhatsApp-Fassung für den Alltag und die E-Mail-Fassung, wenn Sie einen formaleren Nachweis wollen. Personalisieren Sie mit Namen und genauem Betrag. Letzter Tipp: Halten Sie alles schriftlich fest und vereinbaren Sie künftig mit neuen Kunden eine Anzahlung oder Vorkasse, um das Ausfallrisiko zu senken.

Funktioniert mit ChatGPT Claude Gemini